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A Secretaria da Receita Federal, por meio da Portaria No. 182/06, publicada no “Diário Oficial da União” do dia 17 de fevereiro de 2006, aprovou o sistema de encaminhamento, de forma eletrônica.


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Ressaltamos que a matéria a seguir, coloca de forma

suscinta as condições para a montagem de um Birô de

Digitalização, principalmente com relação aos custos.

Birô de Digitalização
Edição 170/03

 

A pesar das iniciativas em contrário, o Brasil continua sendo um país de muita burocracia. Instituições e empresas de todos os portes precisam manter uma infinidade de documentos sob sua guarda, às vezes por muitos anos (veja também a seção 'Leis & Taxas'). Para a maioria dos empresários, esse é um problema que pode até mesmo comprometer o desenvolvimento do negócio. Para alguns, porém, as exigências legais são fonte de lucros.

É o caso dos birôs de digitalização e microfilmagem de documentos, que oferecem um serviço essencial para quem precisa reduzir espaço e recursos destinados ao arquivo. Até há poucos anos a microfilmagem era a única ferramenta disponível para racionalizar a guarda de documentos. O microfilme, nas condições ideais de temperatura e umidade, pode durar até 500 anos. Além disso, é reconhecido como documento original. O avanço da tecnologia da informação, porém, vem tornando a digitalização um processo cada vez mais eficiente e barato, criando excelente oportunidade de negócios para empreendedores.

Com isso, já é comum o uso das duas ferramentas. O setor como um todo cresce de 5% a 6% ao ano e ainda tem muito para amadurecer. A maioria dos 150 birôs de digitalização e/ou microfilmagem em operação no país foi criada nos últimos sete anos e está concentrada nos Estados de São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais. Por isso, muitas empresas do ramo estão criando filiais para atender clientes de outras regiões.

'Há muito espaço para novos negócios', comenta Ruben Leme, presidente da Associação Brasileira do Gerenciamento da Imagem e Informação (ABGI). A entidade foi criada desde 1971, quando só o microfilme era usado para substituir os arquivos em papel. Hoje, oferece cursos e treinamento também focados na digitalização.

1. INVESTIMENTO INICIAL
DISCRIMINAÇÃO VALORES
INVESTIMENTOS FIXOS CASO 1 CASO 2
Reforma, decoração e mobiliária 2.700 40.000
Equipamentos, acessórios, telefonia e informática 21.920 442.960
Soma 1 25.820 482.960
CAPITAL DE GIRO
Estoque inicial 130 20.000
Despesas com pessoal (quadro 2) 2.275 30.956
Outras despesas fixas (quadro 2) 6.569 21.335
Soma 2 8.974 72.291
Total (1+2) 34.794 555.251


Os dados do Caso 1 foram baseados num estabelecimento de São Paulo. Os do Caso 2 são de um birô do Rio de Janeiro


Apoio legal- Entre suas prioridades, aliás, estão as gestões junto ao Congresso para que documentos digitalizados sejam reconhecidos legalmente. Por enquanto, essas cópias são aceitas em juízo apenas quando a digitalização é feita em cartórios. 'Há um substitutivo em tramitação no Congresso. Esperamos sua votação ainda no primeiro semestre', adianta Leme.

Atualmente, por força da lei, apenas os birôs de microfilmagem precisam registrar-se no Ministério da Justiça. Esse é um formato de negócio que usa equipamentos de maior porte. Exige, portanto, espaços mais amplos. Além disso, é um mercado mais estabilizado, o que não significa que desaparecerá. 'O segmento passa por um processo de fusão', comenta Carlos Daher, diretor de vendas da área de document imaging da Kodak para a América Latina. Segundo ele, as grandes contas se concentram nos birôs de maior porte.


Por tudo isso, especialistas recomendam que os interessados no ramo comecem a operação pela digitalização. O serviço requer computadores, scanners e softwares, podendo-se recorrer à microfilmagem terceirizada. É o que faz a Infodigital Tecnologia em Informática, cujos dados básicos estão no Caso 1 das tabelas que acompanham esta reportagem. 'A microfilmagem não representa mais que 10% do nosso faturamento', diz Waldemar Bandeira Arruda, dono da empresa. Arruda, da Infodigital: estrutura enxuta e página na web para atrair clientes






Arruda, da Infodigital: estrutura enxuta e página na web para atrair clientes


Com bastante conhecimento do mercado, ele entrou na atividade há dois anos com uma estrutura enxuta e a expectativa de crescer junto com a base de clientes. Para impulsionar as vendas, vem apostando em sua página na Internet. 'Foi isso que me trouxe um trabalho do Instituto Ayrton Senna', conta o empresário, referindo-se à digitalização dos recortes de jornal sobre o piloto. Mesmo enxuta, a Infodigital tem capacidade para digitalizar 1 milhão de documentos por mês.


O poder de processamento depende do equipamento adquirido. Há scanners para diferentes tamanhos de documentos e volumes de produção. É importante dimensionar a real necessidade antes de comprá-los. A mesma recomendação se aplica à microfilmagem. O mercado oferece desde máquinas pouco maiores que uma caixa de sapatos (lêem dois cheques simultaneamente) até as que microfilmam plantas de engenharia. Também é possível recorrer a máquinas usadas, mas a compra deve ser feita com cautela, em favor da qualidade do produto final.

Padrões corretos - A qualidade é fundamental para manter e conquistar clientes.


Cláudio Camargo Guedes Paiva, sócio da Micro Métodos Microfilmagem, por exemplo, submete seu trabalho ao monitoramento da Kodak, um dos maiores fornecedores de equipamentos e insumos do ramo. As análises, realizadas mensalmente em laboratório nos EUA, permitem manter equipamentos e processos dentro dos padrões recomendados para a conservação correta do arquivo microfilmado.

Além dos cuidados operacionais do dia-a-dia, uma empresa com 32 anos de mercado como a Micro Métodos precisa também pensar no futuro. Por isso, desde 1998 o birô faz a digitalização de arquivos. 'A microfilmagem ainda representa de 60% a 70% do faturamento, mas a tendência é equilibrar essa participação', conta Cláudio.

Para otimizar recursos e conhecimento acumulado, a empresa representa alguns fornecedores de equipamentos e insumos, dá assessoria para quem pretende montar birô e vende equipamentos usados, 'revisados e com garantia', conforme enfatiza Cláudio. As entidades do setor também podem ajudar na localização dos fornecedores de equipamentos e matérias-primas.

Vale a pena pesquisar, porque a gama de opções é grande e novos lançamentos surgem com freqüência. A grande novidade são as máquinas que integram as tecnologias do microfilme e a digital. São equipamentos lançados há pouco mais de um ano, mas custam cerca de R$ 180 mil cada um, sujeitos às variações do dólar.


Não é um investimento que se recomende a quem está começando no ramo.

Operar um birô, no entanto, vai muito além da escolha da máquina adequada. A atividade requer familiaridade com o gerenciamento de documentos. É preciso pôr a mão na massa bem antes de a papelada ir para as máquinas. Além de verificar se o arquivo está completo, deve-se restaurar folhas danificadas, endireitar as dobradas, retirar clipes e estabelecer a ordem que será dada ao arquivo final, a chamada indexação. Sem ela, o resultado do trabalho é equivalente à grande biblioteca com livros dispostos aleatoriamente nas prateleiras.

No caso da digitalização, a indexação demanda o uso de softwares de gerenciamento, os chamados GEDs. Muitos birôs desenvolvem seus próprios softwares, mas eles podem ser comprados no mercado. O Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem) - uma referência para o setor - dedica-se a difundir a ferramenta e capacitar profissionais para usá-la.

A participação em eventos do gênero é o caminho para manter-se atualizado, ensina Gustavo Silva Júnior, dono da Macrom Comércio e Microfilmagem, birô fundado há 18 anos em Fortaleza (CE).

2. DESPESAS INICIAL
DISCRIMINAÇÃO VALORES EM R$
CUSTO FIXOS CASO 1 CASO 2
Funcionários Diretos 1.300 21.800
Encargos Sociais 975 9.156
Soma 1 2.275 30.956
OUTRAS DESPESAS FIXAS
Aluguel, telefones, Internet, locação de equipamento e outras taxas 1.300 21.800
Contador 200 1.500
Propaganda e publicidade - 1.000
Serviços terceirizados 900 1.500


Retirada Pró-labore 4.000 3.000
Soma 2 6.569 21.335
Total dos custos fixos (1+2) 8.844 52.291
CUSTOS VARIAVEIS
Reposição de Estoques 130 20.000


Os encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento são de 75% no Caso 1, que declara o IR com base no lucro presumido, e de 42% no Caso 2, enquadrada no Simples



Papeis em ordem - Hoje, Silva também trabalha com digitalização e atua com filiais em Recife e Manaus, onde ganhou concorrência para microfilmar documentos de um grande cliente.

A disputa pelas contas de grandes companhias e órgãos do governo requer documentação permanentemente em ordem. Essa clientela geralmente contrata mediante concorrência ou licitação. 'Muitos deles terceirizaram a microfilmagem de 1985 para cá', comenta Raul Montes Ogas, da carioca Tecno Service, cujos números básicos estão analisados no Caso 2 das tabelas.


Como outros birôs que nasceram ancorados no microfilme, a Tecno Service, criada em 1980, também incorporou a digitalização ao negócio e ela já representa 30% do faturamento. O folheto promocional da Tecno informa que dez CDs são capazes de armazenar cerca de 2 milhões de documentos, que em papel ocupariam uma sala de 50 m2, ou então 833 rolos de microfilme.


O empresário Silva, de Fortaleza, completa: 'Nesse segmento a discrição é valiosa. Você manuseia documentos sigilosos. E não adianta sair visitando clientes um a um. A propaganda é no boca a boca e há muito espaço para a expansão dos negócios. Tem muito papel no mundo. Graças a Deus!', louva, bem-humorado.

3. RESULTADOS OPERACIONAIS MENSAIS
Discriminação Valores em R$ Caso 1 caso 2
Receita operacional mensal 20.000 100.000
Custos Váriaveis
2.1 Compra de Materiais 130 20.000
2.2 Custo de Comercialização 2.906 13.600
Soma (2.1 + 2.2) 3.036 33.600
Margem de Contribuição 16.964 66.400
Custos fixos (quadro 2) 8.844 52.291
Lucro líquido (4-5) 8.120 14.109
Ponto de equilíbrio (5:4) 52% 79%
Lucratividade (6:1) 40% 39%
Taxa de retorno 4 meses 39 meses


O custo de comercialização no Caso 1 foi calculado em 14,53% sobre a receita operacional, sendo 4,8% de IRPJ, 3,65% de PIS/Cofins, 1,08% de Contribuição Social e 5% de ISS. No Caso 2, ele representa 13,6%, sendo 8,6% do Simples Federal e 5% de ISS. O ponto de equilíbrio indica o percentual da receita a ser alcançado para a empresa não operar no vermelho. A taxa de retorno mede em quanto tempo o capital investido será recuperado e resulta da seguinte equação: investimento inicial (quadro
1) dividido pelo lucro líquido mensal (item 6, acima). No Caso 2, essa taxa sofre o reflexo de investimentos feitos pela empresa ao longo dos seus 23 anos de existência.


Os dados deste e dos demais quadros devem ser considerados apenas como exemplo. O interessado em entrar no ramo deve investigar detalhadamente as oportunidades de negócios na região onde pretende se instalar.



ENDEREÇOS: ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DO GERENCIAMENTO DA IMAGEM E INFORMAÇÃO (ABGI) , (11) 3487-4103, http://www.abgi.org.br/ ; CENADEM, (11) 3081-9829, http://www.cenadem.com.br/ ; INFODIGITAL, (11) 5581-0228, http://www.infodigital.com.br/; KODAK, 0800-150000, www.kodak.com.br/go/docimaging; MACROM COMÉRCIO E MICROFILMAGEM, (85) 231-4022, http://www.macrom.com.br/ ; MICRO MÉTODOS, (11) 3885-9633; TECNO SERVICE, (21) 2270-7242, TECNOSERVI@AOL.COMColaborou: WAGNER DE OLIVEIRA (RJ). Consultor: MANFREDO ARKCHIMO R.

 

   


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