Autor: PORTARIA Nº 255 - DIÁRIO OFICIAL DA UNIÃO - 24/12/1990 - SEÇÃO 1 - PÁGS. 25/26
Data: 24/12/1990

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Ministério da Educação

SECRETARIA NACIONAL DE EDUCAÇÃO

PORTARIA Nº 255, de 20 de dezembro de 1990

O Secretário Nacional de Educação Superior do Ministério da Educação, no uso de suas atribuições:

Considerando que têm sido inúmeras as consultas originárias de instituições federais e particulares de ensino superior sobre arquivamento e inutilização de documentos;

Considerando a necessidade de se estabelecer orientação objetiva sobre o assunto, uma vez que o arquivo escolar das instituições de ensino devidamente autorizadas pelo poder público, constituí património da União;

Considerando, finalmente, que as instituições como depositárias são responsáveis pela conservação das provas documentais que impõe cuidados especiais para resguardo dos aspectos de natureza jurídica, acadêmica e mesmo as de sua memória;

RESOLVE:

Art. 1° - O arquivamento de livros e documentos referentes às atividades dos estabelecimentos de ensino será mantido rigorosamente em dia, para pronto manuseio, consulta e comprovação, de maneira a facilitar toda e qualquer pesquisa.

Art. 2° - O arquivamento compreenderá duas partes - a de movimento, assim entendido enquanto os livros, documentos e papéis estiverem sendo escriturados, e a outra com o título de definitivo, quando concluída a movimentação, quer pelo preenchimento ou pela conclusão final.

Art. 3° - A responsabilidade da movimentação do arquivo é do Secretário da instituição, sob supervisão direta do respectivo Diretor, devendo ser mantido em lugar de total e absoluta segurança, sendo manuseado tão somente por pessoal vinculado à Secretaria.

Art. 4° - Além do pessoal a que se refere o disposto no artigo anterior, terão livre acesso ao arquivo os representantes do Poder Público, responsável pelo acompanhamento das atividades da instituição, bem como aqueles credenciados por autoridades competentes.

Art. 5° - A documentação dos alunos em atividades acadêmicas será mantida em pastas individuais, em original e rigorosa ordem cronológica de sua entrada.

§ 1° - Dos comprovantes de identidade pessoal, serviço militar e título eleitoral, far-se-á anotação no próprio requerimento de matrícula.

§ 2° - Cessada a relação por desistência, transferência, trancamento de matrícula ou conclusão de curso, a pasta respectiva será transferida para o arquivo definitivo.

§ 3° - Quando requerido pelo interessado, qualquer documento já recolhido ao arquivo definitivo, será fornecido mediante certidão assinada pelo Secretário e visada pelo Diretor.

§ 4° - Em caso de diploma já registrado, a certidão será fornecida pelo órgão que procedeu ao registro, mediante comprovação pelo interessado do extravio do título original.

Art. 6° - O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a:

1 - Livros de atas de Conselhos e Departamentos;

2 - Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluintes de cursos ou não;

3 - Documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição.

Art. 7° - O arquivamento da documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior poderá ser processado com a adoção de :

1 - Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada;

2-Microfilmagem;

3 - Sistema computadorizado.

Art. 8° - A documentação constituída de papéis complementares dos processos individuais e os referentes aos atos escolares poderão ser eliminados quando do recolhimento ao arquivo definitivo da documentação prevista no artigo

6°.
Art. 9° - Todo o material eliminado será inutilizado, podendo ser cedido às instituições beneficentes ou vendido para reaproveitamento.

Art. 10 - Ocorrendo a suspensão definitiva das atividades da instituição a Delegacia do MEC providenciará o recolhimento de todo o arquivo que ficará sob a responsabilidade da mesma até remessa ao arquivo geral do Ministério da Educação.