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l. Definir o foco de atuação: comércio, escola, hospital, indústria, instituição financeira, órgãos públicos, etc.

2. Saber se o arquivo está organizado ou não; muitas vezes, o detentor da documentação só precisa organizar e/ou reorganizar o seu acervo.

3. Quais os tipos de documentos estão arquivados: contábeis, recursos humanos, importação, vendas, etc.

4. Qual a freqüência das consultas.

5. Qual é o trâmite dos documentos.

6. Qual a área ocupada pelo arquivo; há muitos casos em que o detentor possui uma área de valor alto e quer disponibilizá-la para uma outra finalidade, por exemplo, um laboratório, uma sala de aula, uma nova fábrica, etc. Nesta situação, o prestador de serviços poderá guardar físicamente o papel, sem digitalizá-lo e/ou microfilmá-lo.

7. Quantas cópias de um mesmo documento são geradas por dia/mês/ano.

8. Qual a forma de arquivamento: caixa, prateleira, estante.

9. Local onde está situado o arquivo.

10. Qual o nível de segurança física do arquivo.